Pengertian Tata Ruang Kantor Definisi Tujuan Asas, Jenis, Lingkungan dan Kondisi Fisik
Pengertian Tata Ruang Kantor adalah Perumusan kantor menurut Denyer (Moekijat, 1997:16) adalah setiap tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut. Sedangkan menurut Atmosudijiro (Moekijat, 1997:16) Kantor adalah unit organisasi yang terdiri dari tempat, staff, personil, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.
Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruang atau bagian dari bangunan tempat melaksanakan segenap pelayanan perkantoran. Dalam suatu peraturan perundangan Negara Inggris (office, Shops and Railways Premises act, 1963) (Moekijat,1997: 118) yaitu :
Kantor didefinisikan sebagai suatu gedung, atau bagian dari suatu gedung, yang pemakaian utama atau satu-satunya adalah sebagai suatu kantor atau untuk tujuan-tujuan perkantoran. Setiap kantor pada dasarnya merupakan suatu bentuk organisasi.
Penyusunan tata ruang kantor sangat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan di setiap kanor. Pengertian tata ruang kantor menurut Littlefield dan Peterson (Moekijat,1997:118) merumuskan tata ruang kantor itu sebagai berikut : penyusunan perkakas dan peralatan dalam ruang lantai yang tersedia, sedangkan Gie (Moekijat,1997:119)menyatakan tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai.
Kantor merupakan semacam sistem kerjasama yang melibatkan orang-orang yang melakukan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan ini dapat diperjelas dengan memberikan uraian mengenai fungsi-fungsi kantor, yakni:
a. Memeriksa informasi.
Bentuk informasi yang umumnya diterima adalah surat, panggilan, telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
b. Merekam informasi
Tujuan dari pembuatan rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan dengan segera apabila dibutuhkan. Rekaman (record) harus disiapkan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan pengadaan perusahaan. Rekaman ini digunakan untuk menunjukkan rincian transaksi, operasi, dan sebagainya.
c. Mengatur informasi
Kantor bertanggung jawab untuk mensuplai informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. Contoh untuk pengaturan informasi ini adalah penyiapan faktur, penetapan harga, laporan statistika dan laporan lainnya. d. Memberi informasi
Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dari rekaman apabila diminta oleh manajemen. Informasi yang diberikan ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat khusus serta informasi yang diberikan dapat berbentuk lisan maupun tulisan.
e. Memeilhara aktiva (asset)
Menurut Denyer (Moekijat,1997:23) Kantor juga berfungsi untuk menyiapkan secara cermat urusan dalam perusahaan seperti diperlibatkan dalam rekaman dan memperingatkan manajemen mengenai hal-hal yang tidak menguntungkan, yang mungkin terjadi dalam perusahaan Selain yang disebutkan diatas Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu :
- Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
- Untuk mencatat keterangan
- Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
- Untuk memberi keterangan
- Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.
Adapun tujuan dari penataan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :
- Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi kerja
- Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang sehingga timbul kepuasan kerja para karyawan.
- Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staff yang sedang bekerja.
- Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja
- Menghindari diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan yang satu dengan yang lainnya.
- Mempergunakan segenap ruangan dengan baik, sehingga setiap meter persegi sudut atau tengah ruangan dapat dimanfaatkan untuk berbagai aktifitas pekerjaan kantor.
- Memisahkan pekerjaan yang menimbulkan keributan dengan pekerjaan yang membutuhkan ketenangan.
- Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari para relasi ataupun tamu yang datang.
- Pelaksanaan kerja dapat menempuh jarak terpendek.
Alat perlengkapan harus disusun sedemikian rupa, sehingga pekerjaan mengikuti arus garis yang lurus dan penangguhan-penangguhan diadakan sampai yang minimum. Ruang harus cukup dan cocok dengan kebutuhan pegawai dan pekerjaan. Pertimbangan mengenai biaya dan arus pekerjaan menentukan bahwa ruang yang cukup harus juga dipergunakan dengan baik.
Kesenangan dan rasa puas pegawai sangat dipengaruhi oleh tata ruang. Keadaan yang tidak berdesak-desakkan, kesenangan bagi fasilitas pelayanan pegawai, dan tempat yang sesuai dengan sumber cahaya merupakan beberapa kebutuhan-kebutuhan ini.
Mudahnya pengawasan dipengaruhi oleh penempatan pengawas dengan pegawai-pegawainya, dapat dilakukan dengan pemusatan ataupun pemencaran. Untuk itu sebaiknya bagian-bagian yang saling berhubungan diletakkan dalan tempat yang berdekatan.
Kantor juga harus menciptakan kesan yang baik bagi para tamunya, karena para tamu umumnya melihat kualitas perusahaan dari kantornya. Yang juga harus diperhatikan dalam menyusun tata ruang ada fleksibilitas. Tata kantor yang baik adalah bila dapat diadakan perubahan-perubahan demi membantu terwujudnya tujuan yang hendak dicapai.
Tata ruang kantor harus disusun secara ilmiah dan hal ini memerlukan pengetahuan tentang arus pekerjaan, tentang syarat-syarat perseorangan, pekerjaan apakah yang akan dilakukan, dan cara terbaik untuk mengerjakannya.
Tata ruang sangat penting bagi manajer kantor, karena :
- Suatu tata ruang kantor yang direncanakan dengan baik membantu dalam efisiensi pekerjaan yang dilakukan.
- Penghematan-penghematan berasal dari penggunaan ruang lantai yang tepat.
- Pengawasan dapat dipermudah.
- Hubungan dapat dipercepat.
- Perlengkapan dan mesin kantor dapat dipergunakan dengan baik.
- Dari sudut pandang pegawai tata ruang yang baik dapat menimbulkan kesenangan.
- Arus pekerjaan menjadi lebih lancar.
Dalam menyusun tata ruang harus memperhatikan azas-azas dalam tata ruang, adapun azas-azas penataan ruang kantor yang baik menurut Muther (Sedarmayanti, 2001:126) antara lain :
- Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
- Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan .
- Azas penggunaan segenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah.
- Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut.
Selain dari azas-azas yang telah disebutkan diatas penataan ruang kantor juga harus memperhatikan prinsip-prinsip tata ruang. Prinsip-prinsip tata ruang kantor adalah sebagai berikut :
- Pekerjaan harus mengalir secara terus-menerus, sedapatnya dalam garis lurus.
- Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu berpindah dari satu tempat ke tempat lain.
- Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan menyampaikan surat-surat dalam jarang yang terpendek.
- Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
- Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
- Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang menghadap sumber cahaya.
- Kesatuan yang banyak berhubungan dengan pihak luar harus ditempatkan dibagian depan, sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain.
- Satuan yang tugas pekerjaanya menimbulkan kegaduhan, sebaiknya ditempatkan di dekat jendela dan dijauhkan dari bagian yang membutuhkan ketenangan.
- Sebaiknya satuan arsip berada pada dinding atau susunan tangga yang mudah dijangkau.
Komentar
Posting Komentar