Maksud dan Tujuan Kearsipan 

Pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen sering pula disebut administrasi kearsipan. Adapun pendapat yang mengatakan, bahwa kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya. 

Maksud Kearsipan 

Maksud Kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan. 

Tujuan Kearsipan 

• Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang pelaksanan dan pengelolaan perusahaan perlu untuk mempersiapkan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi perusahaan. 
• Agar unit-unit kerja tidak dibebani dengan penyimpanan arsip yang tidak perlu lagi. 

Fungsi dan Nilai Guna Arsip 

Setelah kita mengetahui bahwa pengertian arsip ini adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis sedangkan peranan arsip itu sendiri adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Maka untuk lebih jelasnya peranan arsip ini erat hubungannya dengan fungsi dan nilai guna arsip (Maulana, 1991 ;10). 

Fungsi Arsip 

Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang No. 7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu : 

a.  Arsip Dinamis 

Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan adinistrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi : 

• Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di tempat-tempat unit pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif. 
• Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip in-aktif. 
• Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.