Faktor-Faktor dalam Menata Ruang Kantor

Banyak hal yang harus diperhatikan dalam menata tata ruang kantor. Karena maksut dari penataan tata ruang ini adalah untuk membuat kerja berlangsung secara efektif dan efisien. Kita harus mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh organisasi, agar pada saat proses pengumpulan informasi dapat terlaksana dengan baik. Apabila informasi tersebut sudah terpenuhi, kemudian ditransformasikan dalam bentuk gambar dan akhirnya di realisasikan ke dalam bentuk tata ruang yang aktual.

 Menurut Quible dalam Sukoco (2007: 190), ada beberapa factor yang harus diperhatikan dalam menata tata ruang kantor, antara lain :

a.       Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka. Sebagai contoh, ruang kerja pegawai yang membutuhkan tingkat interaksi yang tinggi dengan anggota timnya yang lain, akan sangat berbeda dengan ruang kerja pegawai yang kurang membutuhkan interaksi social.

b.      Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau vertical tentunya sangat diperlukan dalam perancangan lay-out. Menurut Gie, dalam Sukoco (2007 : 190), arus kerja yang efisien akan menempatkan pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus informasi, sehingga akan mengeliminasi backtracking maupun criss-crossingpekerjaan. Kondisi ini membutuhkan studi dan analisis mengenai tugas, tanggung jawab, dan aktivitas masing-masing pegawai.

c.       Bagan organisasi. Ketika arus kerja berlangsung secara vertical, bagan organisasi akan menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini juga akan mengidentifikasi hubungan kerja antarpegawai di level yang sama dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.

d.      Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang. Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.

e.       Jaringan Komunikasi. Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi (telepon, e-mail, surat, tatap muka, dan lain-lain) yang dilakukan oleh pegawai maupun departemen sangat membantu dalam perancangan layout kantor.

f.       Departemen dalam organisasi. Banyak perusahaan mengelola kantornya berdasarkan fungsi, terutama departemen yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja di antara mereka.

g.      Kantor public dan privat. Pada masa lalu, penggunaan kantor privat akan menunjukkan prestise dan status suatu perusahaan atau organisasi di mata masyarakat. Namun, pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor bersama, karena biaya pengoperasian kantor privat yang mahal; sulitnya mengontrol sejumlah pegawai yang bersifat teknis, sulitnya mengubahlayout bila diperlukan, penataan cahaya maupun AC sulit dibandingkan di kantor terbuka yang tentunya akan menghambat komunikasi yang efektif, dan yang paling berpengaruh adalah karena lingkup kerja perusahaan semakin luas.

h.      Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapat menjelaskan ruangan minimum yang dibutuhkan oleh pegawai adalah pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruang yang lebih besar dibandingkan yang tidak. Yang kedua, jenis peralatan maupun tanggung jawab masing-masing pegawai akan mempengaruhi kebutuhan ruang kerjanya.

i.        Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya, desain dan layout kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu area ke area yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah tanpa terhambat, dan sebaiknya lorong tempat pegawai bergerak tidak diisi oleh furnitur atau peralatan yang dapat menghalangi.

j.        Pembiayaan ruang perkantoran. Dapat dikatakan bahwa investasi perusahaan dalam ruang kantor melebihi investasinya di bidang SDM, di mana hubungan positif dari keduanya sangat dibutuhkan. Beberapa factor yang perlu diperhatikan dalam hal ini, antara lain menghipotekkan pembayaran, pemanfaatan, pemeliharaan, biaya pemeliharan, pajak, asuransi, kebutuhan akan peralatan kontrol lingkungan kantor (AC, kelembaban), perlakuan khusus, lisensi, dan lain-lain. Beberapa faktor yang merupakan potensi biaya bagi perusahaan di masa depan juga harus diperhatikan, seperti layout yang tidak efisien sehingga arus kerja kurang optimal, kurang diantisipasinya pengembangan kantor di masa depan, lingkungan kantor yang kurang sehat bagi kesehatan pegawai, dan lain sebagainya.

Karena pada prinsipnya, Ruang kantor yang ingin ditata ulang harus memperhatikan faktor-faktor yang sudah ada. Seperti jenis tugas pada setiap pegawai, berdasarkan alur pekerjaannya, dilihat dari bagan organisasi dan wewenangnya, mempertimbangkan keamanan pada setiap pegawai dalam pekerjaan yang dilakukan, dan pembiayaan untuk melakukan penataan ruang di sebuah kantor.nmpa