Area Khusus tata ruang kantor

Dalam menata ruang kantor ada beberapa tempat yang perlu diperhatikan agar tidak mengurangi kesempurnaan pada penataan layout.

Sukoco, Badir Munir (2007 : 1992 ), mengatakan “Ada beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout perkantoran”, antara lain :

a.       Reception area. Area ini sangat berpengaruh dalam menciptakan kesan pertama terhadap suatu organisasi. Kesan pertama yang baik akan berdampak positif dengan meningkatnya citra perusahaan di masyarakat, dan sedikit banyak akan mempengaruhi kinerja perusahaan. Pegawai, sebagai pelanggan internal perusahaan, akan merasa nyaman kerja di kantor sehingga produktivitas meningkat, sementara pelanggan akan meningkat kepuasannya karena ruang lobby yang representatif.

b.      Ruang Konferensi. Ruang ini semakin dibutuhkan dewasa ini karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat akan membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang representatif. Kondisi ini sejalan dengan makin mahalnya biaya penyediaan ruang kantor sehingga keberadaan ruang ini dapat dioptimalkan, apalagi jika perusahaan menggunakan kantor yang memiliki konsep kantor terbuka.

c.       Ruang Komputer. Perawatan ruang ini harus diperhatikan secara cermat karena harus benar-benar terlindung dari bahaya kebakaran dan menjaga agar hardware(misalnya server, printer, dan sebagainya) serta software yang dibei aman dan dapat bermanfaat sebagaimana mestinya. Dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat (product life-cycle-nya rata-rata hanya 3 bulan), proyeksi kebutuhan akan komputer dan peralatan lain yang berhubungan juga patut diperhatikan.

d.      Ruang persuratan. Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika perusahaan masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. Oleh karena itu, sebaiknya ruangan ini ditempatkan berdekatan dengan ruangan penerima disuatu gedung, bahkan lebih baik, jika diletakkan di pusat kantor. Umumnya, area ini terdiri dari 3 area, yaitu :

Ø  Area penerimaan, dimana surat akan diterima, dicatat, dan diteruskan pada area seleksi;

Ø  Area seleksi, di mana surat diilih dan siap untuk didistribusikan kepada pihak yang dituju;

Ø  Area surat keluar, di mana  surat keluar biasanya di stempel, diberi nomor, dan sebagainya sebelum dikirim ke pihak luar.

e.       Ruang penggandaan. Ruang ini (yang biasanya terdapat layanan fotokopi maupun printer berkecepatan tinggi) sebaiknya diletakkan di tempat yang bisa diakses oleh mayoritas pengguna layanan ini.

f.       Area pusat penyimpanan. Dengan memperhatikan aksesibilitas bagi semua pihak dalam mendapatkan informasi yang diinginkan, sebaiknya ruangan ini diletakkan di pusat aktivitas kantor sehingga semua anggota organisasi mudah mengasksesnya.

Dari penjelasan di atas maka dapat disimpulkan bahwa ada beberapa area khusus yang harus diperhatikan ketika ingin membuat perencaan tata ruang (office layout) yang baik dan benar. Agar pada saat pelaksanaannya mendapatkan hasil yang maksimal.